GUIDA -ANAI- ALLA VISIONE DEI DOCUMENTI CONDOMINIALI E FAC SIMILE DEI MODELLI PER LA RICHIESTA

La gestione di un condominio si fonda su un principio semplice: chi contribuisce alle spese ha il diritto di capire come e perché quei soldi vengono spesi. Per questo l’ordinamento riconosce ai partecipanti un vero e proprio diritto di controllo sulla documentazione condominiale.
Questo diritto, però, non è “senza regole”: va esercitato correttamente e si coordina con la tutela dei dati personali (privacy).

Di seguito una guida chiara su: chi può chiedere la visione, quali documenti si possono consultare e copiare, quali cautele privacy vanno rispettate e se (e quando) si può chiedere l’estratto conto direttamente alla banca.

1) Chi può chiedere la visione dei documenti condominiali

1. Condòmini

Il diritto di accesso ai documenti spetta al condomino, cioè a chi è parte del condominio come proprietario di un’unità.

1. Titolari di diritti reali o di godimento

La legge riconosce espressamente la possibilità di visionare i documenti giustificativi di spesa anche ai titolari di diritti reali o di godimento (ad esempio usufruttuario). La norma di riferimento è l’art. 1130-bis c.c., che parla di visione “in ogni tempo” e di estrazione copia “a proprie spese”.

1. Inquilini/conduttori

L’inquilino, di regola, non è automaticamente legittimato come il condomino: l’accesso completo alla contabilità e ai giustificativi passa normalmente dal proprietario o da una sua delega, salvo casi specifici legati al rapporto locatizio.

2) Quali documenti si possono visionare (e ottenere in copia)

1. A) Documenti giustificativi di spesa: accesso “in ogni tempo”

Sono i documenti che dimostrano concretamente entrate e uscite: l’art. 1130-bis c.c. li rende visionabili in ogni tempo con possibilità di estrarre copia a spese del richiedente; inoltre prevede che le scritture e i documenti siano conservati per dieci anni.

Esempi (i più frequenti):

• fatture, ricevute, note di credito;
• contratti con fornitori e professionisti (manutentori, impresa, tecnico, legale);
• quietanze, F24, pagamenti e incassi;
• prospetti contabili e riparti collegati alle spese;
• documenti bancari del conto condominiale (estratti conto, contabili, ecc.).

1. B) Registri e atti di gestione

Rientrano nella normale area di controllo anche:

• verbali di assemblea e relativi allegati;
• documenti che compongono il rendiconto (registro di contabilità, riepilogo finanziario, nota esplicativa);
• corrispondenza e pratiche tecniche/amministrative inerenti a lavori e servizi.

La Cassazione ha valorizzato la funzione di chiarezza del rendiconto “strutturato” previsto dall’art. 1130-bis (registro contabilità, riepilogo finanziario, nota esplicativa), proprio per consentire un controllo effettivo.

3) Modalità: il diritto esiste, ma va esercitato correttamente

In concreto, la visione dei documenti non dovrebbe trasformarsi in un braccio di ferro. La giurisprudenza di legittimità ha chiarito che il diritto di accesso va esercitato secondo correttezza: richieste ragionevoli, non emulative, compatibili con l’organizzazione dell’amministratore.

Buone prassi (che aiutano davvero):

• richiesta scritta (email/PEC/raccomandata), indicando periodo e categorie di documenti;
• disponibilità a fissare un appuntamento per la consultazione;
• richiesta copie (anche digitali), accettando i costi vivi di riproduzione.

4) Privacy: cosa cambia quando nei documenti ci sono dati personali

Nel condominio circolano dati personali (nomi, indirizzi, morosità, riferimenti bancari, talvolta dati più delicati). La privacy non cancella il diritto di controllo, ma impone limiti di necessità e di non diffusione.

Il Garante Privacy ha fornito indicazioni specifiche per l’ambito condominiale (vademecum e documento di indirizzo 2025), insistendo su minimizzazione, cautele organizzative e corretto bilanciamento tra trasparenza e tutela dei dati.

Regola pratica

• Si consente la visione di ciò che serve a verificare la gestione (importi, causali, riferimenti del fornitore, collegamento con delibere e lavori).
• Si può oscurare ciò che è eccedente (es. IBAN personali completi o contatti privati non necessari, dati particolari non pertinenti), senza rendere impossibile il controllo.

Attenzione: una cosa è “privacy”, un’altra è impedire l’accesso. Oscurare tutto o rendere incomprensibile il documento non è un uso corretto del principio di minimizzazione.

5) Estratto conto condominiale: posso chiederlo alla banca? La banca può rilasciarlo?

Qui serve distinguere tra:

• diritto del condomino verso il condominio/amministratore (Codice civile);
• diritti verso la banca (Testo Unico Bancario e orientamenti ABF).

5.1 Prima strada: richiesta all’amministratore

L’art. 1129 c.c. prevede che ciascun condomino, per il tramite dell’amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia della rendicontazione periodica.
Quindi, la via ordinaria è chiedere all’amministratore anche gli estratti conto del conto intestato al condominio.

5.2 Se l’amministratore non consegna: richiesta diretta alla banca (orientamento ABF)

L’art. 119 TUB riconosce al cliente il diritto di ottenere copia della documentazione relativa alle operazioni (di regola fino a 10 anni), entro un termine comunque non superiore a 90 giorni, a spese del richiedente.

Sulla base di questo quadro, l’Arbitro Bancario Finanziario (ABF) ha più volte riconosciuto che il singolo condomino può ottenere dalla banca la documentazione del conto condominiale soprattutto quando l’amministratore è inerte o rifiuta, a condizione di dimostrare la propria qualità e, in genere, di aver prima richiesto i documenti all’amministratore.

Risposta chiara

• Il condomino può chiedere l’estratto conto alla banca?
  Sì, secondo l’orientamento ABF, in particolare in caso di mancata collaborazione dell’amministratore dopo richiesta preventiva.
• La banca può rilasciarlo?
  Sì, nei limiti dell’art. 119 TUB (periodo, costi, tempistiche), verificando la legittimazione e la documentazione presentata.

6) Schema operativo

1. Scrivi all’amministratore: chiedi visione/copie, indica periodo e documenti (inclusi estratti conto).
2. Fissa un appuntamento o chiedi copie digitali con costi indicati.
3. Se non risponde o nega: rinnova la richiesta richiamando artt. 1129 e 1130-bis c.c.
4. Se serve, vai in banca: istanza ex art. 119 TUB + prova qualità di condomino + prova della richiesta all’amministratore rimasta senza esito (approccio ABF).

Modello breve di richiesta all’amministratore e in caso di rifiuto o inerzia: sollecito e richiesta all’istituto bancario

(fac simile)

1) Richiesta

Oggetto: Richiesta visione o estrazione copia documentazione condominiale – artt. 1129 e 1130-bis c.c.

Egregio/Spett.le Amministratore/Amministrazione del Condominio [NOME CONDOMINIO / INDIRIZZO],

il/la sottoscritto/a [NOME COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], C.F. [CODICE FISCALE], in qualità di condomino dell’unità immobiliare [INTERNO / SCALA / PIANO],

CHIEDO

di poter prendere visione o di estrarre copia, a proprie spese, della documentazione relativa alla gestione condominiale [INDICARE LA GESTIONE] per il periodo [DAL … AL …], e precisamente:

1. Documenti giustificativi di spesa: fatture, ricevute, note di credito, quietanze, F24, contratti con fornitori/professionisti, documentazione di pagamenti e incassi;
2. Documentazione del rendiconto: registro di contabilità, riepilogo finanziario, nota esplicativa, riparti e prospetti contabili collegati;
3. Documentazione bancaria del conto condominiale: estratti conto, contabili, disposizioni/bonifici e ogni documento utile a ricostruire i movimenti del conto nel periodo indicato.

A tal fine chiedo di concordare un appuntamento per la consultazione presso il Luogo di dove sono tenuti i documenti condominiali oppure l’invio di copie digitali (PDF) con indicazione preventiva dei costi vivi di riproduzione/estrazione.

Resto a disposizione per ogni necessità organizzativa e, nel rispetto della normativa privacy, si richiede che eventuali oscuramenti riguardino solo dati non necessari alla verifica della gestione, senza pregiudicare la comprensibilità dei documenti.

In attesa di riscontro, porgo cordiali saluti.

[NOME COGNOME]
[TELEFONO] – [EMAIL/PEC]
Data: [DATA]
Firma (se PEC/PDF): [FIRMA]

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2) Sollecito se non risponde / rifiuta

Oggetto: Sollecito – richiesta inviata in data [INSERIRE LA DATA] per la visione o estrazione copia della documentazione condominiale artt. 1129 e 1130-bis c.c.

Egregio/Spett.le,

con riferimento alla mia richiesta del [DATA] (inviata via [EMAIL/PEC]), ad oggi [PRIVA DI RISCONTRO O RESPINTA], rinnovo la domanda di visione ed estrazione copia della documentazione contabile e giustificativa del Condominio relativa alla gestione condominiale [INDICARE LA GESTIONE] per il periodo [DAL… AL…], inclusi estratti conto e documentazione bancaria del conto condominiale.

Si chiede di comunicare entro [15] giorni una data per la consultazione oppure di trasmettere copie digitali con indicazione dei costi vivi.

Cordiali saluti

[NOME COGNOME]

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3) Richiesta alla banca (art. 119 TUB) se l’amministratore è inerte

Oggetto: Richiesta documentazione conto corrente condominiale ex art. 119 TUB

Spett.le [BANCA / FILIALE]

E per conoscenza Egregio/Spett.le Amministratore/Amministrazione del Condominio [NOME CONDOMINIO / INDIRIZZO],

il/la sottoscritto/a [NOME COGNOME], C.F. [CF], in qualità di condomino del Condominio [NOME/INDIRIZZO],

CHIEDO

ai sensi dell’art. 119 TUB copia degli estratti conti bancari del conto corrente intestato al Condominio [INSERIRE NOME CONDOMINIO] n. IBAN [INSERIRE NUMERO] per i periodi [DAL… AL…], in quanto l’amministratore del condominio che ci legge in copia non ha provveduto alla consegna chiesta [INSERISCI LE DATE DELLA RICHIESTA E DEL SOLLECITO].

La documentazione richiesta potrà essere inviata [INSERISCI INDIRIZZO E-MAIL O PEC] in formato elettronico .pdf nativo

Allego:

1. prova della qualità di condomino (atto/proprietà o visura o certificazione amministratore, se disponibile);
2. copia della richiesta inviata all’amministratore in data [DATA] e del sollecito [DATA] rimasti senza esito / con diniego;
3. documento di identità.

Resto disponibile per il pagamento dei costi di produzione copia previsti e chiedo di conoscere modalità del pagamento e il relativo importo.

Cordiali saluti

[NOME COGNOME]

[RECAPITI]

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